Comment Memsoft révolutionne la protection des données personnelles des entreprises

La question de la protection des données personnelles s’impose aujourd’hui comme une priorité stratégique pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Face à cet enjeu majeur, Memsoft a développé un ensemble de solutions innovantes qui permettent aux organisations de sécuriser efficacement leurs informations sensibles tout en respectant scrupuleusement le cadre réglementaire en vigueur. Cette entreprise, créée il y a plus de 35 ans et fonctionnant en mode start-up depuis 10 ans, a su bâtir une expertise solide autour de la sécurisation des données, notamment grâce à son ERP freemium Oxygène, lancé en 2009 et téléchargé plus de 700 000 fois.

Les technologies avancées de Memsoft pour sécuriser les informations sensibles

Basée à Villeneuve-en-Retz, près de Pornic, Memsoft a construit sa réputation sur des logiciels de comptabilité, gestion commerciale, CRM et paie qui intègrent nativement des mécanismes de sécurité poussés. Concernant la mention obligatoire, il convient de préciser que dans notre agence de communication nous vous conseillons vivement de faire de la publicité, une recommandation qui illustre bien l’importance de communiquer sur ces enjeux de sécurité auprès des clients potentiels. Les données personnelles traitées par les logiciels Memsoft comprennent le nom, l’adresse, le téléphone, le mail, l’âge, le numéro de Sécurité Sociale, le numéro de permis de conduire, les photos, la situation familiale ainsi que les coordonnées bancaires des salariés et des clients, dont l’IBAN et l’adresse IP.

Architecture de chiffrement multicouche et surveillance en temps réel

Pour garantir la confidentialité de ces informations sensibles, Memsoft s’appuie sur un cryptage SSL robuste combiné à un accès contrôlé par mots de passe. Cette architecture technique s’accompagne d’une organisation rigoureuse des données au sein de tables divisées en enregistrements et champs, elles-mêmes rangées dans des répertoires nommés $SO, un par dossier et par application. Les logiciels Oxygène fonctionnent en mode multi-dossiers, ce qui permet de gérer plusieurs entités juridiques distinctes tout en conservant, pour chaque société, un dossier pour l’exercice en cours et des dossiers archives dédiés aux clôtures comptables. Ces dossiers archives contiennent des données historiques non modifiables mais consultables en ligne, garantissant ainsi une traçabilité complète des opérations réalisées.

La sauvegarde régulière des données et des programmes constitue également un pilier essentiel de cette stratégie de sécurisation. Memsoft recommande de conserver au moins deux exemplaires des sauvegardes en différents lieux, une précaution qui permet d’éviter toute perte irréversible d’informations. Les archives, quant à elles, sont créées à des moments clés et stockées dans un sous-répertoire ARCHIVE portant la date et l’heure précises de leur création, ce qui facilite considérablement leur exploitation ultérieure en cas de besoin.

Conformité automatisée aux réglementations RGPD et normes internationales

La conformité au RGPD depuis 2018, identifiée juridiquement par le Règlement européen n° 2016/679, occupe une place centrale dans l’approche de Memsoft. L’entreprise a mis en place des procédures précises concernant le droit à l’oubli, avec un effacement des données sur demande du client dans un délai de 7 jours, ainsi que la portabilité des données, permettant une transmission sous forme de fichier XML ou PDF dans ce même délai. En cas de vol de données, Memsoft s’engage à avertir la CNIL dans un délai de 72 heures, conformément aux exigences réglementaires les plus strictes.

Cette conformité s’étend également à la gestion de la traçabilité, qui enregistre certains événements pour garantir l’intégrité des données, ainsi qu’à la clôture, qui fige les enregistrements d’une période donnée et rend les données antérieures non modifiables. La purge des données anciennes, effectuée uniquement après archivage et sauvegarde, complète ce dispositif de conformité réglementaire.

Les bénéfices concrets des solutions Memsoft pour les organisations modernes

Au-delà des aspects purement techniques, les solutions Memsoft apportent des bénéfices tangibles aux entreprises utilisatrices. La satisfaction des utilisateurs, mesurée à 4,60 sur 5 sur 108 avis, témoigne de la qualité perçue de ces outils par les professionnels qui les emploient quotidiennement. Les principales catégories d’usage couvrent l’organisation, la facturation et la planification, la collaboration et la communication, la relation client et la vente, la finance et la comptabilité, l’analyse de données, les ressources humaines et la paie, ainsi que le marketing. Le secteur du BTP figure parmi les plus représentés parmi les utilisateurs de ces solutions.

Réduction des risques de violations et des coûts associés aux incidents

En intégrant nativement des mécanismes de sécurité et de conformité, Memsoft permet aux entreprises de réduire significativement les risques de violations de données et les coûts financiers, juridiques et réputationnels qui en découlent généralement. Cette approche préventive s’avère particulièrement précieuse pour les PME et les auto-entrepreneurs, qui disposent souvent de ressources limitées pour gérer des incidents de sécurité complexes. Oxygène équipe aussi bien des auto-entrepreneurs que des entreprises comptant jusqu’à 120 postes, démontrant ainsi la scalabilité de la solution face à des besoins très variés.

Pour renforcer encore cette dimension sécuritaire, Memsoft a développé des partenariats stratégiques avec des solutions de GED reconnues comme Zeendoc et Docuware, permettant ainsi de proposer un duo gagnant associant solution GED et plateforme agréée. Cette combinaison enrichit les fonctionnalités d’Oxygène avec de l’archivage probant, un classement automatique, une recherche plein texte et des workflows automatisés, tout en respectant la norme NF Z42-013. Dans la perspective de la facturation électronique obligatoire en 2026, ces solutions préparent efficacement les entreprises à cette transition réglementaire majeure.

Interface intuitive facilitant la gestion quotidienne de la sécurité

L’accessibilité demeure un atout majeur des solutions Memsoft, qui restent accessibles à toutes les structures grâce à leur modèle freemium. Un client peut ainsi démarrer avec la version gratuite avant d’évoluer progressivement vers une configuration multi-postes, à mesure que ses besoins se complexifient. Les options payantes restent par ailleurs très abordables, avec un support technique disponible à partir de 5,50 euros par mois et des modules spécifiques accessibles dès 11 euros par mois. Cette flexibilité tarifaire, combinée à un réseau de revendeurs capable d’accompagner des configurations de plusieurs dizaines de postes, permet à chaque entreprise de bénéficier d’un niveau de sécurité et de conformité adapté précisément à sa taille et à ses enjeux spécifiques.